La Maison des Sciences Humaines (MSH-ULB) recrute : un.e assistant.e administratif.ve (H/F/X)

Descriptif des missions :
La MSH est une structure d’accueil de la recherche en Sciences Humaines et Sociales. Les équipes qui y sont intégrées sont interfacultaires et les recherches menées interdisciplinaires. En tant que telle, la MSH a besoin d’un soutien administratif centralisé, dédié tant aux activités communes organisées au nom de la MSH qu’aux activités propres aux équipes qui la composent.
La MSH est en outre gérée au quotidien par un directeur ou une directrice, et cette gestion nécessite un soutien logisitique et administratif considéré comme prioritaire.

Entrent ainsi dans la fonction du poste les actions suivantes :

• la gestion administrative, logistique et financière de la MSH et de ses équipes sous la responsabilité du directeur/de la directrice (comptes, rapports d’activités, etc.) ;
• la création et gestion de la communication de la MSH et des équipes, en ce compris la mise en place de la newsletter MSH et la gestion hebdomadaire des réseaux sociaux MSH ;
• le soutien logistique des équipes dans l’organisation d’événements MSH (colloques, conférences, etc.) ;
• la mise à jour du site Internet de la MSH (via une base de données) sous la supervision du directeur ou de la directrice ;
• la gestion de l’agenda de la MSH ;
• la gestion des réservations des locaux de la MSH (réunions et séminaires) ;
• la gestion quotidienne du courrier et des appels téléphoniques ;
• l’organisation des réunions et séminaires de la MSH et des équipes qui la composent ;
• la rédaction des PV des réunions trimestrielles ou exceptionnelles de la MSH ;
• la gestion administrative d’éventuels contrats de recherche financés par des institutions nationales, européennes et internationales ;
• l’accueil et l’installation des post-docs et chercheurs visiteurs de la MSH.

Diplôme :
BA ou graduat en secrétariat

Compétences :

• Connaissances et compétences générales
• Connaissances en informatique/bureautique : Programme MAC (Pages, Keynote, Numbers,…)
• Connaissances graphiques (conception d’affiches)
• Connaissances des outils de gestion en ligne (dropbox, doodle, etc.)
• Connaissance de l’anglais (niveau B1 ou plus)
• Très bonne orthographe du français
• Est un atout : une connaissance des logiciels de comptabilité et de gestion de site internet
• Attitudes comportementales (savoir-être)
• Capacité d’organisation et rigueur dans le travail.
• Esprit d’équipe mais aussi autonomie dans la gestion du travail.
• Capacité à effectuer des tâches variées et à répondre à de multiples interlocuteurs.
• Sens des responsabilités et esprit d’initiative.

Type de contrat :
Contrat de remplacement d’un an avec possibilité de renouvellement d’un an. Temps plein.

Début de mission :
4 novembre 2024

Responsable hiérarchique et opérationnel :
Directeur/directrice de la MSH

Intéressé.e ?
Envoyez-nous un CV et une lettre de motivation à : msh@ulb.be avant le 30 septembre 2024 !

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